Les méthodes traditionnelles de gestion des dépenses des employés exigent souvent que ceux-ci avancent leurs propres fonds pour les achats professionnels. Les employés soumettent ensuite des reçus et des formulaires au service financier et attendent des remboursements qui peuvent prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines. Ce processus peut être contraignant et chronophage pour les employés comme pour les équipes financières, entraînant des inefficacités dans le suivi des dépenses et les flux de remboursement.
Les technologies modernes offrent une solution plus fluide : les cartes de dépenses des employés pour les entreprises. Des plateformes telles que Wallester Business proposent ces cartes afin de transformer la gestion financière des entreprises, en simplifiant la gestion des dépenses et en offrant aux employés un accès direct aux fonds de l’entreprise dans des limites prédéfinies. Les cartes de dépenses peuvent être physiques ou virtuelles, selon les besoins de l’entreprise. Examinons leur fonctionnement et leurs avantages dans la gestion des dépenses professionnelles.
Que sont les cartes de dépenses pour les employés ?
Pour mettre en place un système de gestion financière fiable, les entreprises doivent disposer d’un contrôle total sur leurs dépenses. Les cartes de dépenses pour les employés aident les entreprises à atteindre cet objectif en permettant un suivi précis et un contrôle rigoureux des dépenses, tout en réduisant le risque de transactions non autorisées.
Les cartes de dépenses permettent aux employés d’accéder aux fonds de l’entreprise sans passer par de longs processus d’approbation. Chaque carte est associée à des limites spécifiques correspondant au rôle de l’employé, garantissant ainsi la possibilité d’effectuer les achats nécessaires à l’activité professionnelle sans dépasser le budget.
Il existe deux principaux types de cartes de dépenses :
- Cartes prépayées :
Les fonds sont chargés à l’avance sur la carte. Ces cartes comportent généralement des restrictions concernant leur utilisation et les montants pouvant être dépensés. - Cartes de débit :
Elles sont directement reliées à un compte bancaire professionnel, les fonds étant débités immédiatement après chaque transaction. Les cartes de débit comportent souvent moins de restrictions que les cartes prépayées.
Ces deux types de cartes simplifient le suivi et le reporting des dépenses pour les services financiers, tandis que les employés n’ont plus besoin de soumettre des demandes de remboursement.
Comment fonctionnent les cartes de dépenses ?
Les cartes de dépenses pour les employés sont émises via des plateformes telles que Wallester Business. Chaque carte est configurée avec des plafonds de dépenses et des catégories de dépenses autorisées, en fonction du rôle et des responsabilités de l’employé.
Par exemple, un membre de l’équipe marketing qui voyage fréquemment peut se voir attribuer une carte avec une limite de 1 000 $ pour les frais de transport et de publicité. Cette carte ne pourra être utilisée que pour des catégories de dépenses approuvées, telles que les taxis, les transports publics ou les services de marketing digital. Si la limite est atteinte ou si la carte est utilisée de manière inappropriée, l’équipe financière est immédiatement alertée.
Toutes les transactions sont enregistrées et automatiquement catégorisées dans le système, offrant une visibilité instantanée sur l’utilisation des fonds. Cela élimine la nécessité de soumettre manuellement des reçus ou d’attendre des rapports différés, ce qui permet de gagner du temps tant pour les employés que pour les équipes financières.
Avantages des cartes de dépenses pour les employés
L’adoption de cartes de dépenses pour les employés présente de nombreux avantages pour les entreprises, les collaborateurs et les services financiers :
- Suivi et contrôle des dépenses en temps réel
Les cartes de dépenses offrent une visibilité immédiate sur les dépenses, toutes les transactions étant affichées sur une plateforme centralisée. Les équipes financières peuvent approuver ou refuser des transactions en temps réel, garantissant le respect des budgets de l’entreprise. - Simplification de l’achat média
Des cartes virtuelles peuvent être émises instantanément pour des usages spécifiques, comme l’achat d’espaces publicitaires. Des cartes distinctes peuvent même être attribuées à différents annonceurs, facilitant l’allocation et le suivi des dépenses. - Reporting efficace
Les titulaires de cartes peuvent déclarer facilement leurs achats professionnels via une application mobile en téléchargeant des reçus ou des factures. Ces documents sont immédiatement accessibles aux équipes financières, ce qui simplifie le reporting et réduit les erreurs. - Intégration fluide
Des plateformes comme Wallester Business reposent sur une API REST, permettant une intégration simple avec les logiciels existants de l’entreprise. Les entreprises peuvent ainsi gérer leurs budgets sans avoir à refondre entièrement leurs systèmes financiers. - Supervision financière complète
Les plateformes de gestion des dépenses fournissent des rapports détaillés sur l’ensemble des transactions. Des filtres permettent de trier les données par type de dépense, montant ou date, facilitant la création de rapports financiers et l’analyse des habitudes de dépenses. - Émission illimitée de cartes
Les entreprises peuvent émettre un nombre illimité de cartes de dépenses via des plateformes comme Wallester Business. Ces cartes peuvent être créées instantanément, offrant une grande flexibilité aux entreprises de toutes tailles.
Cartes de dépenses physiques ou virtuelles
Avec la généralisation des paiements sans contact et en ligne, l’utilisation des cartes de dépenses virtuelles est en forte croissance. Les cartes virtuelles sont particulièrement adaptées aux achats en ligne, tels que le paiement d’abonnements logiciels ou de campagnes de marketing digital. Chaque carte dispose de son propre IBAN, ce qui facilite les transactions internationales.
Les cartes physiques, quant à elles, sont mieux adaptées aux achats hors ligne et conviennent parfaitement aux employés qui voyagent fréquemment. Qu’elles soient physiques ou virtuelles, les deux types de cartes peuvent être personnalisés afin de répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise et de ses collaborateurs.
Exemple de cas d’utilisation
Prenons l’exemple d’un employé du service commercial qui doit se déplacer fréquemment pour rencontrer des clients. L’équipe financière lui attribue une carte de dépenses prépayée avec une limite mensuelle de 500 $ pour les frais de déplacement. L’employé utilise la carte pour payer les taxis, les vols et les hébergements, et toutes les transactions sont automatiquement enregistrées.
Si l’employé tente d’utiliser la carte pour des achats non autorisés, comme des dépenses personnelles, le système signale immédiatement la transaction. Ce niveau de contrôle permet d’éviter les abus tout en garantissant aux employés un accès rapide et simple aux fonds nécessaires à leurs activités professionnelles légitimes.
La popularité croissante des cartes de dépenses
L’adoption des cartes de dépenses pour les employés reflète une tendance plus large vers les paiements numériques et sans contact. Les jeunes professionnels, en particulier, privilégient les cartes virtuelles pour leur praticité et leur sécurité. Ces cartes peuvent être utilisées immédiatement après leur émission, ce qui les rend idéales pour les dépenses professionnelles urgentes.
La possibilité d’émettre instantanément des cartes, de définir des limites de dépenses et de surveiller les transactions en temps réel fait des cartes de dépenses un outil indispensable pour les entreprises modernes.
Conclusion
Les cartes de dépenses pour les employés offrent une solution moderne à la gestion financière des entreprises, en simplifiant les processus pour les employés et les équipes financières. Grâce au suivi en temps réel, à un reporting simplifié et à des contrôles de dépenses robustes, ces cartes réduisent la charge administrative et améliorent l’efficacité globale de l’organisation.
Des plateformes telles que Wallester Business facilitent l’émission et la gestion des cartes de dépenses, avec une intégration fluide aux systèmes existants. Qu’elles soient physiques ou virtuelles, ces cartes permettent aux entreprises de renforcer leur supervision financière tout en améliorant l’expérience des employés.
Adopter des cartes de dépenses pour les employés constitue une étape vers une gestion financière plus intelligente, permettant aux entreprises de se concentrer davantage sur leur croissance et moins sur des tâches administratives chronophages.